襄阳电大学籍管理规定

 

随着远程教育的迅速发展，办学规模和办学形式的不断变化，学籍管理工作也随之变化，为不断适应新形势下的学籍管理模式，体现以人为本，以学生为本的原则，特对本学籍管理做以下规定。

一、在籍生基本信息管理

1、基本内容：学生基本信息包括姓名、性别、出生日期、身份证号、民族、入学文化程度等，是向教育部进行学籍注册、向学生颁发毕业证书及进行毕业证书电子注册的信息依据。

2．在籍生信息变更

在读期间，学生个人基本信息发生变更的，应在变更后及时提交申请，不得拖延到毕业时或毕业后。

3．毕业生信息修改

原则上不接受毕业生信息修改的申请。学生毕业后发生的个人信息变更，教务系统和学信网均不进行修改。如确是在籍时发生的变更未及时修改，须按要求提交相关证明材料。

不同修改内容需要提供的证明材料

1.性别、民族变更。提供身份证扫描件（正、反面扫描在同一页）。

2.入学文化程度变更。专科以上（含专科）学历变更提供学信网学历网查结果或学历认证报告原件图片，专科以下学历变更提供毕业证书原件图片。

3.在籍期间发生的姓名变更。提供身份证扫描件（正、反面扫描在同一页），以及户口本中写有曾用名页的扫描件或公安部门出具的主项信息变更（更正）证明扫描件。

4.在籍期间发生的身份证号变更。提供身份证扫描件（正、反面扫描在同一页），以及公民身份证号码变更证明或公安部门出具的主项信息变更（更正）证明的扫描件。

5.招生报名时学生基本信息录入错误更正

（1）姓名、性别、身份证号、民族更正。提供身份证扫描件（正、反面扫描在同一页）和报名登记表原件扫描件；

（2）入学文化程度更正。专科以上（含专科）学历变更提供学信网学历网查结果或学历认证报告原件图片，专科以下学历变更提供毕业证书原件的图片。

6.毕业生信息更正。学生毕业后发生的个人信息变更不予修改。在籍时发生的变更，除根据上述5条情况提供相应图片外，还须同时提供毕业生登记表图片（只提供毕业生基本信息页）。

二、学籍异动管理

1、基本内容：学籍异动管理是学生学籍管理的重要组成部分，是指中央电大开放教育在籍生进行转学、转专业和自愿退学等学籍变更的过程，其中转学又包括省内转学和省际转学（即跨省转学）。

2、学籍异动时间：学生在开学后1周内（含第1周）向学籍所在教学点提出申请。

3、注意事项：

（1）新生第一学期不能做学籍异动。

（2）学生转学或转专业后学籍有效期仍从入学注册起计算。

（3）学生申请转学同时可以申请转专业，但必须同时符合转学、转专业的要求。

（4）转入医学等有特殊入学资格要求的相关专业学习的学生，须出具相关证明。

（5）一村一大学生与开放专科学生不能互转专业

（6）学位授予高校变更的专业的学生转学，教学点必须具备同一学位授予学位高校对应的专业。

   开放教育本科汉语言文学、英语（教育方向）、机械设计制造及其自动化、土木工程、计算机科学与技术等专业的学位授予高校都有变更，因此，这些专业的学生转学时，转入教学点必须具备同一学位授予高校对应的专业。

（7）学生自愿退学后，学籍即告终止。退学的学生不能复学，但是可以重新报读中央电大，被录取后，已获得的学分，可按中央电大和省及电大免修免考的有关规定进行学分替换。

（8）开放教育学生学籍八年有效，达到学籍有效期但未达到毕业要求的学生学籍自行终止，教学点、省级电大、中央电大在教务管理系统中做“退学”处理。

（9）整班学生转专业需要报中央电大招生办审批。

（10）学生拟转入的专业若存在学位授予高校变更，其入学时间必须符合学位授予高校规定的学生范围。

 开放教育本科汉语言文学、英语（教育方向）、机械设计制造及其自动化、土木工程、计算机科学与技术等专业的学位授予高校都有变更，因此，拟转入这些专业学习的学生，其入学时间必须符合学位授予高校规定的学生范围。

（11）本科学生转入非相近专业学习，须按相关规定进行课程补修。

三、课程注册管理

1、工作流程：

（1）开学后即开通新系统的选课权限。分校在新生数据下发前，先把老生的选课做完。

（2）新生数据下发后，分校按分组名单在省校分配的时间段内分批次的完成选课。

（3）选课结束后，分校向省校发出选课确认单，省校依据确认单给分校开放选课确认的权限。

（4）截止时间在每年4月20日、10月20日将当季课程注册数据报省电大。

2、注意事项：

（1）选课确认是单项操作。新系统的选课直接关系到学生之后的报考、成绩录入和毕业审核，分校一旦做了选课确认后，一切数据不能再做删减，全省本季课程注册数据上报中央电大之后，不能再做增补，所以请分校老师在做选课时，尤其是确认选课之前，务必仔细认真的核对好数据，确保无误。

（2）选课是学习的前提。未注册的课程，学生不能参加该课程的学习、形成性考核和终结性考试。

（3）选课的门数。每次选课的门数一般在6门左右。

四、毕业审核

1、毕业审核含义：毕业审核是依据毕业条件审核学生的毕业资格。

  2、毕业条件：

  （1）学籍有效期内的学生。

  （2）取得教学计划规定的最低毕业总学分。学生的选修课程、实践性教学环节成绩和思想品德鉴定成绩，以省级电大审核通过的成绩为依据；必修课、限选课成绩以国家开放大学备案的成绩为依据。必修课程中免考课程成绩以省级电大上报、经国家开放大学审核批准的数据为依据。

3、思想品德经鉴定符合要求

  4、应予开除学籍或留校察看处分期间的学生不能毕业。

  5、学生必须达到最短学习年限：

   （1）2006年春季以前（含2006年春季）入学注册的学生，最短学习时间必须达到教学计划（或专业规则，以下通称“教学计划”）规定的学制。

  （2）2006年秋季以后（含2006年秋季）入学注册的学生，修读二年制专业教学计划，学习时间不得低于二年半；修读三年制专业教学计划，学习时间不得低于三年半。（从2009年春季入学学生开始执行。）

6、注意事项：

（1）原学历信息为“待查”的学生，不能通过毕业生资格审核。

（2）在毕业审核过程中，为了保证学生能及时在教育部学信网上查询毕业信息，对于已经生成电子注册号的学生数据，国家开放大学随时上报教育部。因此有两个问题提请特别注意：

 ①学生取得毕业资格（即取得毕业证书电子注册号）后不得再申请取消毕业资格、恢复学籍。

②所有的毕业生信息变更或换证，都会造成毕业证书上的信息和网上查询到的毕业生电子注册信息不一致。特别注意：学生的基本信息一定要在毕业前核对清楚。

 若有信息变更的学生，务必在最后一个学期之前提请修改。目前凡上报教育部备案的毕业生信息原则上不能进行修改。

（3）毕业审核不通过原因及处理办法会及时导出数据进行发布。

（4）新系统里省校向中央电大上报毕业生名单遵循以下规则：

①只有通过教学点和分校二级审批的学生，省校才能生成毕业生名单，上传给国家开放教育终审（中央平台将严格以该名单为审核条件进行中央毕业终审）。未申请毕业或已申请毕业但分校未审批的学生，即使省校的初审通过，也无法生成毕业生名单上报给国家开放大学进行终审。

②如果学生在毕业申请的同时申请了学位，只有同时通过毕业审核和学位审核的学生才能生成毕业生名单上传国开。

 

五、毕业证的颁发

 1、相关规定：

从2009年秋季开始，国家开放大学全面实行毕业证书集中打印及发放，即由国家开放大学集中打印毕业证书、洗印并粘贴照片、加盖钢印后寄至省级电大。

集中打印的证书是指从2009年秋季（含2009年秋季）以后办理的毕业证书。

非集中打印的证书是指2009年秋季以前办理的毕业证书。目前，对已产生电子注册号（以511615开头），但未办理毕业证书的学生，只能补办国家开放大学的毕业证明书。办理流程详见学籍群共享《关于2018年春季办理毕业证明书的通知》。

集中打印的主要环节：

①照片采集和校验并传输

②毕业生的初审、复审、审核      

③生成电子注册号并传输

④毕业生信息更正并传输    

⑤毕业生照片链接  

⑥毕业证书的打印（中央电大）

⑦下发毕业证书

2、工作流程

分校的工作职能：

  ①分校电大进行毕业初审；

②分校电大向省电大上报毕业初审名单；

③接收省电大下发的电子注册号；

④根据系统对毕业生信息进行核对；

⑤整理毕业生信息修改的文档；

⑥接收省电大下发的照片文件（70K左右或10K以下）；

⑦照片连接；

⑧分校电大拷贝审核完毕的电子注册信息（已链接照片）和已链接照片的照片文件（文件名称由毕业时间和学生类别及学校代码组成）；

⑨重复(7)到(8)以组织好上报省电大的照片文件和毕业生修改信息（主要是照片名称）；

⑩上报毕业生信息修改的文字材料、毕业生电子信息和毕业生照片文件（70K左右或10K以下）；

«到省电大领取毕业证书；

«发放毕业证书到教学点。

3、注意事项

①对于换证和废证，往届非集中打印需要提交照片（纸质）及废证，往届集中打印：进行照片链接上报打证数据，重打毕业证书的需要填写信息更正表

②上报毕业生数据时，特别是对于毕业生信息有误、照片质量、出现横版照片等情况的检查，在上报打证数据前及时核对毕业生信息和照片。

六、毕业图像采集信息

1、相关规定：

毕业生电子图像信息用于毕业证书电子注册，依据电子图像洗印的照片用于毕业证书和毕业生登记表。对于不符合标准的电子照片，学生毕业信息将不能网上查询！

2、基本要求：

（1）学历证书电子注册图像应使用毕（结）业生本人的近期（一般为毕业前一年以内）正面免冠彩色头像的数字化图像文件。

（2）图像应真实表达毕（结）业生本人相貌。禁止对图像整体或局部进行镜像、旋转等变换操作。不得对人像特征（伤疤、痣、发型等）进行技术处理。

（3）图像应对焦准确、层次清晰、色彩真实、无明显畸变。

（4）除头像外，不得添加边框、文字、Logo 图案等其他内容

3、 拍照要求

（1）数码相机要求：像素不少于4百万，不得通过扫描获得。

（2）照片人像头顶上方和左右两侧应与照片边线保持一定距离，人像本身不能有缺损；

（3）背景要求：背景要求平整，单一淡蓝色（色彩RGB值为：R红色：0；G绿色：220；B蓝色：255），不允许有渐变色,即须为纯色。

（4）在拍摄过程中，学生坐姿不能倾斜，服装为白色或浅色系；学生在照相时应免冠、露额露耳，不得穿着无领上衣或遮挡脖子的高领上衣；不得佩戴围巾、丝巾、项链、耳环、帽子、头花等饰物；不得佩戴变色眼镜及墨镜。

（5）学员若因电子照不符合要求而影响毕业证上网的，由学生个人承担责任。

七、学位的申请

1、申报学位的条件

（1）必修课程平均成绩75分及以上；

（2）学位论文成绩良好（或80分）及以上；

（3）通过以下任何一种外语考试，成绩合格：

①国家开放大学学士学位英语考试；

②成人本科学士学位英语考试；

③全国公共英语等级考试三级（PETS-3）或以上；

④国家大学英语（含其他语种）四级考试（425分及以上）。

2、申报学位的工作流程

（1）教学点工作：

 ①组织学生填写《中央广播电视大学开放教育本科学士学位审批表》（个别专业须填写学位授予高校指定审批表）。

 ②收集和审核学位申报材料：即毕业论文（设计）、学位外语证书、照片等。

 ③上报省校：申请学位的学生名单、学位申报材料。

（2）省级电大工作

 在教务管理系统中进行毕业审核同时进行学位预审。

（3）国家开放大学

 依据省级电大上报的初审数据进行学位复审。

（4）学位授予高校学位委员会对学位材料进行终审，通过审核的学生，将获得学位授予高校的学士学位，未通过者不能再申请学位。

3、学位材料的要求

（1）国开的申报材料要求：见国家开放大学学位材料明细表

（2）合作申报材料的要求：见学位材料一览表和学位成绩一览表

4、注意事项

（1） 学生在学位申请过程中，如因不符合学位授予条件未通过学习中心审核，可以办理延期毕业，补考相关课程、重新参加学位外语考试或重新参加论文答辩，符合要求后再次申请学位。但如果学位评定委员会或分委员会决定不授予学位的学生，不能再次申请学位。

（2）学生毕业时已达学位授予条件但未提出学位申请，可在毕业之日起两年内申请学士学位，但只能申请一次。

（3） 学位评定委员会如发现错授学位或存在舞弊行为等违反学位授予规定的情况，经核查事实确凿者,撤销所授予的学士学位，撤销后不能再次申请。

八、补办国开毕业证明书规定

1、材料报送时间：

国家开放大学毕业证明书材料集中收集时间：4月1日-4月20日。10月1日-10月20日。  

2、流程及材料要求

以市州为单位统一办理。材料具体要求如下：

（1）电子材料

①申请毕业证明书办理名单汇总表

文件以Excel格式提交，内容包括序号、分部名称、证书编号（51161开头的毕业生电子注册号）、姓名、性别、出生日期6个字段。证书编号和姓名必须准确填写，内容前后不加空格。名单按证书编号升序排列。 

②二寸蓝底电子照片

以JPG格式提交，以“证书编号+姓名”命名，“+”不用打在文件名中。例：511615**张三。要求：①须与纸质照片同版；②照片大小20—40KB以内，像素要求480*640。

（2）纸质材料

①签字盖章的毕业证明书办理名单汇总表

汇总表由市级电大经手人签字（须为手签字，不得打印），并加盖市级电大学籍主管部门公章后提交。

②二寸蓝底照片一张

照片将贴于毕业证明书上加盖学校钢印，请务必提交标准二寸蓝底证件照，并裁切掉周围多余白边。照片背面标注该生在汇总表中的序号和学生姓名，按顺序整理好随汇总表一并提交。

说明：学生填写的《国家开放大学办理毕业证明书审批表》